Además del calendario básico, es posible crear y visualizar calendarios compartidos con otras personas, añadir el calendario de otros usuarios para ver cuándo están disponibles o compartir todo o parte del primer calendario con familiares y amigos o compañeros de trabajo.
GENERALIDADES
Una vez dentro de la cuenta de Google, se abre un menú emergente desde el cuadrado hecho con puntos de la parte superior derecha de la ventana del navegador (al lado del icono del usuario).
Una vez dentro, puede verse una interfaz que, aunque parece bastante sencilla, en realidad contiene múltiples funciones.
En el menú lateral se encuentran (de arriba a abajo) el botón de ocultar dicho menú (3 líneas horizontales juntas), el botón de "+ Crear", una vista minimizada del mes seleccionado, un buscador de calendarios de contactos, un creador de un horario de citas (llamado "Páginas de reserva"), una lista de calendarios (denominado "Mis calendarios") y otra lista desplegable de calendarios alternativos (llamada "Otros calendarios").
El menú superior posee (de izquierda a derecha) un indicador del día actual ("Hoy") donde, si se pasa por encima el puntero del ratón, aparece la fecha actualizada, un par de flechas (1ª hacia la izquierda, 2ª hacia la derecha) para cambiar de la vista del calendario actualizada a la anterior (1ª flecha) o a la posterior (2ª flecha) (depende de la vista que se tenga activada en ese momento; predeterminadamente cambia de mes), a continuación muestra la fecha actualizada (predeterminadamente el mes y el año), después se encuentran el botón del buscador (con forma de la consabida lupa), el de la ayuda (con la forma de la típica interrogación), el de los ajustes (con forma de engranaje), el botón desplegable de cambio de vista (establecido predeterminadamente en "Mes"), y el botón doble de cambio entre el calendario y la pantalla de tareas.
CREACIÓN DE EVENTOS
En este contexto, se entiende por evento como algo que ocurre en un momento y lugar específicos, como una reunión o cita, y puede incluir invitados, ubicación y videollamadas.
Inicialmente, puede pulsarse el botón "+ Crear", con lo que aparecerá un menú desplegable, donde se escogerá la opción "Evento", o pulsarse directamente sobre un día en el propio calendario; en ambos casos aparecerá una nueva ventana con una versión resumida para crear dicho evento (en el ejemplo sería un evento para el lunes 6 de octubre).
Como puede apreciarse, dicha ventana es un menú donde, además de nombrar significativamente el evento, se puede (pulsando directamente sobre la opción) añadir la hora, los invitados, una videollamada con Google Meets, ubicación de Google Maps, descripción y cambiar la disponibilidad, el calendario, la visibilidad y las notificaciones, pero, si se quiere, se puede acceder a una pantalla de creación de evento pulsando en el botón "Más opciones" (donde se pueden modificar las mismas opciones que en el menú anterior, pero con más detalles).
CREAR UNA TAREA
En este contexto, una tarea ("task", en inglés) es una acción que el usuario debe completar, gestionándose en Google Tasks, apareciendo en la fecha de inicio del calendario del usuario. Las tareas están más enfocadas a tareas personales y proyectos, y no tienen un límite de tiempo como los eventos.
Al igual que en el caso anterior, se puede comenzar pulsando el botón "+ Crear", escogiendo la opción "Tarea" en el consiguiente menú desplegable, o bien pulsando directamente en el día en el propio calendario; aparecerá un menú con una versión resumida para crear la tarea, aunque, si se escoge el segundo método, hay que seleccionar la opción "Tarea" (en el ejemplo sería una tarea para el 6 de octubre).
En este caso no hay otro menú más completo, por lo que se debe usar este, donde se puede determinar el día y la hora de la tarea, una descripción de la misma y la lista (colección de tareas pendientes o pendientes, que se pueden organizar y administrar junto con las citas y eventos) en la que se encuentra.
Una vez determinado todo lo necesario, se pulsa en el botón "Guardar" y la tarea quedará registrada en el día y la hora del calendario en el ejemplo, la tarea "Tarea P1" estaba programada para el día 6 de octubre a las 4 horas, con la descripción "Prueba 1 de tarea" y en la lista de "E.LorenzoBaz").
Si la tarea no se ha completado (pulsando en el enlace "Completada" del menú emergente que aparece cuando se pulsa con el botón derecho del ratón en la tarea), seguirá apareciendo como recordatorio en los días posteriores. Si se pulsa en el enlace "Abrir Tasks", aparecerá una columna a la derecha de la ventana con una versión resumida de la pantalla de tareas.
Puede accederse a la pantalla de tareas desde el botón doble del menú superior (parte derecha). Aquí se pueden ver las tareas creadas, tanto las aún activas como las ya completadas. Por otra parte, también se pueden crear nuevas tareas (y subtareas) y/o nuevas listas (pulsando el botón "+ Crear lista"), completar tareas en progreso (marcando el botón de opción junto a la tarea) o eliminar una tarea (pulsando sobre la opción "Eliminar" del submenú emergente que aparece tras pulsar en los 3 puntos aparecidos al seleccionar la tarea).
De todos modos, el modo más sencillo de eliminar una tarea no completada (o un evento) del calendario es pulsar sobre la misma y, en la ventana emergente, pulsar en el botón de eliminar (con un cubo de basura como icono).
CREAR HORARIO DE CITAS
En este caso se pulsa en el botón "+" de la sección "Páginas de reserva" del menú lateral.
Aparecerá la pantalla de creación de citas, cuyas opciones importantes se encuentran en el panel izquierdo. En primer lugar se encuentra un botón doble en cuya parte izquierda se accede a un tutorial, mientras que en su parte derecha ("Enviar comentarios") se pueden enviar comentarios a Google; bajo el mencionado botón, puede ponerse un nombre al horario a crear (en este ejemplo será "Prueba 1"); después hay un desplegable para indicar la duración de cada cita; justo debajo se encuentra la sección que permite la configuración de la disponibilidad para las citas; la siguiente sección ("Franja de programación") sirve para configurar el intervalo de tiempo en el que se pueden reservar citas (disponibilidad, tiempos previos a la cita con los que se puede reservar...); la sección inmediatamente inferior permite configurar citas en fechas más concretas; debajo se encuentra una sección para gestionar citas reservadas del calendario (duración de período entre citas, máximo de reservas por día...); finalmente, se puede seleccionar el calendario (de tener varios) al que asociar el horario de citas. Al terminar de configurar todo esto, se pulsa en el botón "Siguiente".
Acto seguido, cambiará la mayoría de las secciones del panel izquierdo de la pantalla. La primera sección nueva (bajo la línea donde escribirle un nombre) permite al usuario configurar una fotografía y un nombre para una página de reserva de las citas (predeterminadamente están la fotografía y el nombre de la cuenta de Google del usuario); debajo se encuentra una sección para configurar la localización de la cita y el modo en el que se realizará la cita (presencial, telefónicamente, por videoconferencia...) mediante el desplegable "Selecciona cómo y dónde reunirte"; la siguiente sección hacia abajo permite añadir una descripción a la cita (se mostrará en la página de la reserva y en los correos de confirmación); la sección que está justo debajo permite crear un formulario para que otros usuarios puedan reservar una cita en el horario creado; finalmente, se encuentra una sección para configurar los correos de invitación y confirmación de las citas. Finalmente, se pulsa en el botón "Guardar" (el horario aparecerá en los días configurados del calendario).
El modo más rápido de eliminar un horario de citas es pulsando sobre el horario y, en la ventana emergente que aparecerá, pulsar sobre el icono del cubo de basura.
CALENDARIOS
En el menú lateral izquierdo hay una sección ("Mis calendarios") donde se muestran los calendarios existentes en esta herramienta. Si se marca la casilla de verificación se mostrarán los eventos, tareas y horarios de citas asociados a dicho calendario (en caso contrario no).
Si se selecciona uno de los calendarios de la lista, aparecerán 3 puntos en vertical que, si se pulsa sobre ellos se mostrará un menú emergente. Las 3 opciones que tiene son:
- Mostrar solo este: Muestra en el calendario sólo los eventos, tareas y horarios de citas relacionados con dicho calendario.
- Configurar y compartir: Entra en la pantalla de configuración del calendario (de la que ya se ha hablado en una entrada anterior).
- Colores: Se cambia el color de los resaltado en el calendario indicado (eventos, tareas, horarios de citas).
Justo debajo de la lista de calendarios, aparece otra lista ("Otros calendarios") para calendarios más específicos.
Si se pulsa en el "+", aparecerá un menú emergente que permite añadir un calendario, bien creando uno nuevo (opción "Crear un calendario"), bien agregándolo de otro modo (cualquiera de las otras opciones).
Creación de calendario
Una vez en la pantalla de creación de calendario, sólo se tendrá que añadir un nombre en el primer campo ("Prueba 1" en el ejemplo) y, si se desea, una descripción en el segundo; también se puede cambiar la zona horaria en el desplegable correspondiente. Para finalizar, sólo se debe pulsar en el botón "Crear calendario" (aparecerá en la lista "Mis calendarios").
Para eliminar un calendario sólo hay que seleccionarlo con el puntero del ratón, pulsar en la "X", y, en la ventana emergente, confirmar la eliminación pulsando el botón "Eliminar calendario".
BUSCADORES
El calendario de Google tiene dos buscadores con los que se pueden encontrar contactos o eventos, tareas y/o horarios de citas.
El buscador de contactos (denominado "Buscar a gente") se encuentra en el menú lateral izquierdo, bajo la vista reducida del calendario. Simplemente pulsando sobre él ya aparecen las últimas personas con las que se contactó desde alguna de las otras herramientas de Google para tal efecto (Gmail, Google Meet...), pero también se pueden hacer búsquedas escribiendo lo necesario.
El buscador de eventos, tareas y horarios de citas se encuentra en el menú superior con un icono en forma de lupa, y no tiene más misterio que cualquier buscador.
AJUSTES
Si se pulsa el botón de ajustes aparecerá un menú emergente con las opciones "Configuración" (lleva a la pantalla de configuración del calendario), "Papelera" (muestra, en la pantalla "Papelera", los eventos, tareas y horarios de citas eliminados, permitiendo borrarlos definitivamente), "Aspecto" (abre una ventana emergente donde se puede configurar, de forma simple, el aspecto general del calendario), "Imprimir" (abre una ventana emergente de impresión del calendario), y "Descargar complementos" (abre una ventana de tienda del Google Workspace para conseguir complementos para el calendario).
Espero que la presente entrada haya sido interesante para el lector. De ser así, aguardo que éste la comente y/o la comparta, por favor.
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