El teletrabajo

  Desde hace unos meses hasta hoy se ha estado hablando con más frecuencia del teletrabajo.

  Se entiende por teletrabajo, o trabajo a distancia, aquel tipo de trabajo que permite trabajar en un lugar diferente a la oficina. El trabajo (pudiendo ser dependiente o autónomo) se realiza en un lugar alejado de las oficinas centrales, de las instalaciones de producción o del cliente que lo contrata, mediante la utilización de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TICs).

  Se trata, pues, de trabajo realizado a distancia utilizando las TICs para producir bienes y servicios por cuenta propia o ajena y vender productos y servicios al mundo. Las TICs necesarias para estas tareas son principalmente equipo informático personal, Internet, teléfono móvil, teléfono y cámara digital, entre otras. Dentro de Internet se engloba principalmente la navegación de red y el correo electrónico. Y, según el caso, blogs, sitios web, programas de traducción, mensajería instantánea (chat) y telefonía IP (voIP).

  Muchas de las tareas que se ejecutan en una oficina no requieren de la presencia del trabajador en su puesto y pueden ser realizadas a distancia utilizando las mencionadas TICs. De esta manera se disminuyen los tiempos de desplazamiento y se reducen los tiempos muertos sin tareas que realizar. También plantea una replanificación del trabajo; de horas en la oficina a horas dedicadas al trabajo.

  Las TICs permiten procesar la información para el trabajo. En estas se puede englobar el ordenador, el fax, el teléfono móvil, el propio Internet (correo electrónico, chat, llamadas sobre IP y videoconferencia), etc.

  El trabajo puede ser desempeñado en una casa, en un centro de cotrabajo ("coworking", en inglés), en un hotel, en un restaurante, en un ómnibus, en un automóvil, en un cibercafé o en cualquier otro lugar. Además, también es una excelente opción para personas con algún tipo de limitación que no pueden transportarse físicamente a su área de trabajo,​ y para las personas que viven en países diferentes al de su trabajo.

  Hoy, el teletrabajador tiene acceso a bases de datos, a reuniones virtuales y transferencia de información, lo cual le permite tomar decisiones en tiempo real, maximizando su eficiencia dentro de los procesos productivos.

  Es común que los teletrabajadores adopten la modalidad de trabajo independiente, donde a través de distintas plataformas como Freelancer.com, Nubelo o Workana.com encuentran clientes remotos que están buscando sus servicios.

VENTAJAS

  Este sistema de trabajo puede tener excelentes ventajas para el propio trabajador, para el empresario, para la empresa e, incluso, para la sociedad.

Trabajador

•   Libertad para organizar el tiempo que se dedica al trabajo y autonomía que conlleva a más espacio para dedicarlo a fines netamente familiares.
•   Combinar el espacio familiar con las labores cotidianas siendo ello de un alto valor para el trabajador.
•   El desplazamiento al trabajo puede consumir varias horas diarias; al no tener que desplazarse, el teletrabajador ahorra un tiempo considerable que puede ser utilizado con grandes beneficios para él.
•   Permite integrar al trabajo a personas que tengan discapacidad o dificultad para el desplazamiento al centro de trabajo.

Empresario

  El trabajo móvil ("workshifting", en inglés) permite al empresario hacer parte de la propiedad intelectual de su empresa, al trabajador que éste desee, mano de obra mejor calificada, sin importar la latitud en la que éste se encuentre y reduciendo el coste que un profesional le puede generar con una contratación tradicional.

  También elimina los gastos fijos  (hasta en un 18% )  que le acarrea tener personal en unas oficinas alquiladas ubicadas en el mejor sector de la ciudad, sentado en unos cubículos, mesas y sillas las cuales fueron compradas y con el paso de los días se van a ir deteriorando, pagar facturas de servicios públicos, administración y demás, que es el costo que se incrementa cuando se tiene personal fijo en una empresa.​

  Además, también proporciona las siguientes ventajas al empresario:

•   Mayor autonomía, flexibilidad y movilidad.
•   Aumento de la productividad.
•   Más oportunidades laborales.
•   Mayor especialización.
•   Más vida familiar.
•   Mejor integración laboral de personas con discapacidad.
•   Más unificación familiar de objetivos.
•   Posibilidad de combinar el trabajo profesional con las tareas domésticas.
•   Menor estrés.
•  Menos desplazamientos, evitando o reduciendo los movimientos pendulares (más respeto al medio ambiente).
•   Elección personal del entorno de trabajo.
•   Favorece el acceso a la formación (por medio de la teleformación), con la ventaja añadida de que se aprende a través del medio con que se va a trabajar.
•   Más tiempo libre, mejor rendimiento que en la oficina, horario flexible, mejor calidad de vida.
•   Herramienta útil para mejorar el ejercicio de cualquier profesión, desvinculada del lugar y del horario, adaptando el trabajo a la vida y no la vida al trabajo, y sustituyendo "obligación" por "responsabilidad“.
•   Modalidad más racional de trabajo, permite recuperar la profesionalidad y la especialización en el trabajo autónomo e independiente.
•   Ser uno "su propio jefe". Los teletrabajadores desempeñarán sus funciones sin moverse de casa disponiendo y organizando su tiempo, con lo que podrán realizarse en otros campos, (familiar, aficiones, relaciones...). También es posible el desarrollo de la actividad profesional en otros lugares, no necesariamente el hogar. 
•   Permite la conciliación familiar: el teletrabajo permite que los dos miembros de la pareja puedan distribuirse mejor las tareas domésticas. Tanto el hombre como la mujer que trabajan gran parte de su jornada semanal desde casa participan de una manera más equitativa, lo que permite una mayor conciliación.

Empresa

•   Menos problemas de convivencia entre empleados.
•   Mayor productividad debido a la implantación del trabajo por objetivos.
•   Menor coste por producción.
•   Menor necesidad de equipamiento.
•   Más acceso a profesionales de alto nivel.
•  Eliminación de control horario.
•  Mejora de plazos de entrega.
•  Posibilidad de modificar horarios de trabajo.
•   Eliminación del absentismo laboral.
•   Implementación de las nuevas tecnologías de la información, ya que la empresa que contrata teletrabajadores está obligada a disponer de equipos adecuados para poder realizar un trabajo ágil.
•   Reducción de costos: la creación de un puesto de teletrabajo resulta un 50 % más barato que un puesto presencial.
•   Facilidad de expansión geográfica.
•   Crecimiento sin cambios estructurales.
•   Mejor aprovechamiento de los puestos de trabajo, que pueden ser compartidos por distintos trabajadores.

Sociedad

•   Posibilidad de implementar políticas públicas para aprovechar los ciclos del bono demográfico.
•   Menor contaminación al disminuir el traslado de trabajadores desde sus casas a sus puestos de trabajo presencial.
•   Menos problemas de circulación al disminuirse los traslados o hacerse en horas menos congestionadas.
•   Menos accidentes de tráfico con la consiguiente reducción de indemnizaciones de compañías de seguros y/o lesiones físicas.
•   Menor dependencia del petróleo para economías que tienen una gran dependencia de esta fuente de energía.

INCONVENIENTES

  Como no es oro todo lo que reluce, este modo de trabajar también posee desventajas para la mayoría de los mismos a los que da ventajas.

  De este modo, las desventajas del teletrabajo pueden resumirse en la falta de ambiente laboral y disminución de relaciones sociales, que también puede repercutir en conflictos familiares, ya que se difuminan las barreras entre trabajo y familia.

•   No hay separación entre el trabajo y la vida familiar o el ocio.
•   Es un método de trabajo muy solitario, que puede repercutir en el rendimiento del trabajador, ya que éste no puede consultar con otros colegas, al menos no en persona, cómo está evolucionando su trabajo.
•   A nivel de empresa, se difuminan las jerarquías hasta el punto de desaparecer, ya que el trabajador suele tener contacto directo únicamente con un jefe.

Trabajador

Imagen del periódico El Tiempo.

•   El ambiente en el que el trabajador labora puede no ser el más apto para la realización de sus actividades.
•   Puede provocar el sedentarismo.
•   Puede aumentar conflictos o distracciones dentro del núcleo familiar.
•   Pérdida de colaboración y relaciones personales con otros trabajadores de su área.
•   Algunas veces horarios ilimitados, incluidos los fines de semana.
•   Algunas personas pueden sentirse aisladas o solitarias debido al poco o nulo contacto social con compañeros de trabajo u otros seres humanos ajenos a la familia.

Empresa

•   Suele haber pérdida de jerarquías, aunque este hecho no tiene porque constituir una desventaja sino que puede aportar mayor agilidad a la empresa en su toma de decisiones.
•   Las compensaciones monetarias pueden exceder el coste total del trabajador a tiempo completo en la oficina o almacén.
•   Se pueden crear conflictos derivados de la lealtad de los teletrabajadores cuando accedan a los bancos de datos de la compañía.
•   Se da una menor identificación del trabajador con la empresa.
•   El aislamiento físico produce una menor socialización y participación del trabajador.

Sociedad

•   La sociedad se subsume en relaciones interpersonales distantes y superficiales.
•   No todos los trabajadores tienen acceso o manejan las tecnologías de la información.
•   Se resta eficacia a la normativa referida a condiciones y medio ambiente del trabajo.

PAUTAS BÁSICAS PARA SER PRODUCTIVO EN EL TELETRABAJO

•   Elegir una zona de trabajo: Establecer un lugar de trabajo en un espacio óptimo de la casa que disponga de buena ventilación, iluminación y temperatura, y, ante todo, libre de distracciones. Es importante crear una atmósfera en la que el teletrabajador se sienta totalmente cómodo.
•   Establecer rutinas: Marcar unos horarios que hagan tener pequeñas rutinas: levantarse siempre a la misma hora, establecer un horario de comida, dividir el tiempo de la jornada con pequeños descansos. Con estas rutinas el teletrabajador evitará distracciones innecesarias y podrá desarrollar todas las tareas establecidas.
•   Planificar tareas: Preparar diariamente, antes de finalizar la jornada laboral, un listado con las tareas a cumplir el día siguiente. Es importante marcarse unos objetivos diarios, semanales y mensuales. Para que la planificación sea efectiva, cada mañana se establecerá el tiempo de duración de cada tarea y se intentará ceñirse a dicho listado. Las aplicaciones móviles para gestionar el trabajo pueden ayudar a desarrollar la planificación.
•   Empezar la jornada laboral por las tareas más costosas: Cuando el teletrabajador comience la jornada laboral, es recomendable que lo haga con las tareas más costosas e importantes, ya que requieren más tiempo y urgencia y las primeras horas de la mañana suelen ser las más productivas.
•   Contacto continuado con la empresa: A pesar de estar trabajando desde la distancia, el teletrabajador debe estar siempre conectado con la empresa y establecer cada cierto tiempo reuniones a través de videoconferencias.
•   Desconectar: Evadirse cuando finaliza la jornada laboral también forma parte de la productividad del teletrabajo (INE), por eso es clave tener pequeños momentos de desconexión durante el día y tomarse unas cortas vacaciones cada cierto tiempo.Trabajando desde casa se puede perder la noción del tiempo y olvidar que hay un horario establecido. Además, existe el derecho a la desconexión.

OTROS CONSEJOS INTERESANTES

  Hay ciertos aspectos del teletrabajo que requieren una atención especial.

Seguridad

  Al trabajar desde un equipo en remoto, se deben tener en cuenta las siguientes medidas de seguridad:

•   Proteger el ordenador: Se debe mantener activado el cortafuegos del sistema, el software actualizado, y siempre activado el antivirus corporativo.
•   ¡Ojo con los programas maliciosos!: Deben evitarse las webs que ofrecen contenido sospechoso. No es nada recomendable conectar dispositivos externos desconocidos. Tampoco se debe instalar nunca software no autorizado.
•   Evitar el "phishing": Nadie de sistemas ni de la mesa de ayuda ("helpdesk", en inglés) de la empresa para la que trabaje el usuario se pondrá en contacto con él para pedirle modificaciones en su cuenta. Nunca se deben desvelar contraseñas por correo electrónico. Trucos para detectar phishing: Gramática deficiente, incoherencias, enlaces sospechosos, amenazas de acciones con límite de tiempo, y/o URLs alteradas.
•   Proteger la información personal: Deben evitarse las estafas que tratan de suplantar la identidad del usuario. Tampoco se deben abrir adjuntos sospechosos ni pinchar en enlaces inusuales.
•   Contraseñas: Como se ha comentado ya en otra entrada, éstas deben ser difíciles de adivinar (+ de 12 caracteres, combinación de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos), y deben cambiarse regularmente.

Videollamadas

  Dado que las relaciones con los compañeros de la empresa (o con los clientes) son mucho más complicadas debido a la falta de proximidad, la videollamada se ha hecho un modo imprescindible de realizar muchas de las tareas del teletrabajo que requieren más de una persona. Lo mejor para utilizar esta manera de comunicación es seguir las siguientes pautas:

Imagen del periódico ABC.

•   Si el usuario se bloquea, lo mejor es  que monte una videollamada con cualquiera de su equipo, comparta el escritorio y le explique la situación tal y como haría en una oficina.
•   Además de los programas diseñados para las videollamadas, pueden realizarse llamadas en equipo a través del programas de chat, en los que es posible desactivar la opción de vídeo.
•   Las videoconferencias son una solución muy útil para mantener reuniones desde la distancia. Sin embargo, a través de una cámara no siempre es fácil interpretar gestos o expresiones corporales y cuesta más participar. Para evitar esto, se pueden estructurar las reuniones, por ejemplo, con preguntas abiertas, de forma que todos los miembros del equipo puedan participar.
•   Como nadie está en la cabeza de nadie y con cada uno sólo está cada uno, cuando  se hable con alguien es mejor dar contexto y explicar bien cómo se llega a determinado punto.
•   Si surge cualquier problema durante una llamada o videollamada, lo mejor será enmudecer el micrófono y apagar la cámara, resolver el problema lo antes posible, y volver a encender todo al reincorporarse a la videollamada. 
•   En las reuniones en línea, se deben seguir las siguientes normas: Ser puntual (conectarse con la suficiente antelación para que la reunión pueda comenzar a tiempo);  en la medida de lo posible, es mejor habilitar la cámara para poder ver a los participantes y fomentar la comunicación cara a cara; se debe indicar que se ha llegado saludando al unirse a una reunión, además de validar el funcionamiento del micrófono y la cámara;  es mejor mantener el micrófono apagado y activarlo sólo cuando se tenga el turno de palabra [una buena práctica es que cuando se quiera hablar, se mantenga presionada la barra espaciadora (tecla predeterminada para esta función en casi todos los programas que permiten la videoconferencia) para activar el micro mientras esté pulsada y al soltar vuelve a desactivarse], para garantizar la claridad en las conversaciones; si se es el exponente, es mejor fijar objetivos en la reunión, herramientas a usar, respetar los time-box...; una vez comienza, lo mejor es concentrarse en la reunión y evitar distracciones como atender otras sesiones, llamadas, correos...; dentro de la reunión deben respetarse los turnos de palabra y solicitarlos cuando sea necesario, para no interrumpir; por último, hay que procurar no romper el flujo ni cambiar de tema de discusión de la reunión.

Familia

  Se ha comentado más arriba que este tipo de trabajo puede crear conflictos y distracciones familiares. Uno de los factores familiares más afectados en este sentido es el de los infantes de la casa del teletrabajador. Algunas situaciones corrientes en estos casos pueden solucionarse (hasta cierto punto) del siguiente modo:

•   Si hacen ruido de fondo durante una videollamada: Se debe utilizar la opción de desactivar el micrófono mientras no se hable, siempre es una buena opción.
•   Si interrumpen durante el trabajo: Si reclaman al teletrabajador por algún motivo o tiene que ausentarse para manejar la situación. Todos los que tienen niños pasan por lo mismo. Si sucede durante una reunión, es mejor reorganizarla si es necesario; además, es un buen momento para plantearse llamadas más cortas, efectivas y con un máximo establecido previamente.
•   Hacerlos partícipes del trabajo: En general, es mejor dejarlos formar parte del equipo, que "trabajen" mientras el teletrabajador lo hace (leer, colorear, deberes...). Se debe hacerles saber que en estos momentos es importante que todos colaboren y que, sobre todo, esto ayudará a la familia a unirse mucho más.

Otros

  Hay otros detalles que se pueden tener en cuenta a la hora de teletrabajar, por ejemplo:

•   La vestimenta: La posibilidad de quedarse en pijama todo el día es el aspecto más tentador de trabajar desde casa. Pero vestirse no solo mejorará el estado mental del teletrabajador, sino que le preparará psicológicamente para comenzar a trabajar. Del mismo modo, cambiarse la ropa de trabajo cuando haya terminado el horario laboral, ayuda a su cerebro a comprender que la jornada ha terminado.
•   Evitar el aislamiento: Es mejor mantener la comunicación informal con el resto de compañeros. Trabajar desde casa no significa estar aislado.  Se pueden utilizar las pausas de descanso para seguir en contacto.
•   Hacer deporte antes de empezar a trabajar cambia la manera de ver las cosas y puede darle ideas nuevas al teletrabajador.
•   Si se es gerente de proyecto es recomendable asegurarse de valorar la contribución de cada miembro siempre que sea necesario, al igual que en la oficina.
•   Si se es un senior y en el equipo hay juniors o gente que aún está en pleno onboarding (práctica que busca acelerar la incorporación del capital humano a la institución o empresa),  se debe intentar hacer reuniones con ellos al menos tres veces a la semana.  Se monta una videollamada compartiendo el escritorio del que escribe y el senior conduce vía audio.
•   Vacaciones: Unas buenas prácticas cuando se han cogido vacaciones son: Dejar terminadas todas las tareas pendientes posibles y cerrados los informes antes de marchar;  notificar la fecha de incorporación para que los compañeros del teletrabajador distribuyan la carga de trabajo; realizar una reunión con los compañeros y responsable antes de marchar, compartiendo el estado de las tareas que no se han podido terminar; si en el gestor de correo existe esa opción (normalmente es así), se debe habilitar la respuesta automática, recordando que es importante indicar la alternativa de contacto durante la ausencia del teletrabajador. 

  Espero que esta entrada haya sido interesante para el lector. Si es así, aguardo que éste la comente y/o la comparta, por favor.