La hoja de cálculo

 Una hoja de cálculo es un tipo de documento que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas, las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas.

 La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Por lo general, es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y/o funciones y dibujar diferentes tipos de gráficas.

 La primera aplicación de hoja de cálculo disponible para ordenadores personales fue VisiCalc, que es considerada la aplicación que convirtió el microordenador de una afición para entusiastas de la computación en una herramienta seria de negocios.

 Visualmente, una celda de una hoja de cálculo es el lugar donde se pueden introducir datos o realizar cálculos. Generalmente es de forma rectangular y se forma en la intersección de una fila y una columna.
  Las filas son horizontales y están identificadas por números en secuencia ascendente. Las columnas, sin embargo, están identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical en la hoja de cálculo.
  En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y también fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea.

 OPERACIONES EN LA HOJA DE CÁLCULO

 Las operaciones, que pueden hacerse entre los valores del interior de una misma celda o entre valores de diferentes celdas, tienen características especiales en la hoja de cálculo, por lo que, cada vez que es necesario hacer uno o más cálculos en una celda, se debe escribir el cálculo de un modo diferente.
  Existen operadores aritméticos básicos (suma, diferencia, producto y cociente) que permiten realizar dichos cálculos, mas también hay funciones predeterminadas para dicho fin. En todos los casos, debe anteponerse el signo igual ("="), o bien más ("+"), según versión del programa, a todos estos tipos de cálculos para que la plantilla “reconozca” a ese dato como una operación aritmética o función sobre determinado dato o grupo de datos.
  Mientras que en las operaciones de la suma y la resta se utilizan los operadores correspondientes de sobra conocidos, en la multiplicación se utiliza el asterisco ("*"), mientras que para la división se emplea la barra inclinada ("/"). Por otra parte, para elevar el valor de una celda a un exponente determinado se utiliza el acento circunflejo ("^").
  Cuando se deben hacer operaciones combinadas, se pueden usar paréntesis como en matemáticas para separar una operación de otra. Sin embargo, y también del mismo modo que en matemáticas, las operaciones tienen un orden de prioridad “natural” de operación (primero se resuelven potencias y raíces, después cocientes y productos, y, finalmente, adiciones y sustracciones). Todas las subexpresiones entre paréntesis se evalúan primero; las subexpresiones con paréntesis anidados se evalúan desde el centro hacia los extremos; dentro de una expresión, los operadores se evalúan del siguiente modo:

•   Se analiza la expresión de izquierda a derecha respetando el orden de prioridad “natural” de operación.
•   Si en la expresión existen paréntesis, lo que se encuentra dentro de estos se evalúan de izquierda a derecha según orden de prioridad de los mismos.
•   Si en la expresión se encuentran más de un par de paréntesis, la evaluación se realiza comenzando con el paréntesis que se encuentra más a la izquierda en la expresión hasta llegar al par de paréntesis que se encuentra más a la derecha de la expresión.

  Una plantilla de cálculo, puede manipular de forma directa valores específicos (constantes), de modo similar a una calculadora. No obstante, esta forma de realizar cálculos (complejos o no), no es recomendable, puesto que si se comete un error en la carga de un valor implicaría corregir el número erróneo, y además la fórmula en sí misma.

  Por  lo tanto, es mucho mejor opción utilizar fórmulas en las que estén implicadas las variables (representación de un dato que puede no tener el mismo valor siempre). Además, en informática se considera que toda variable almacena un valor. En la hoja de cálculo, manipular variables equivale a manipular celdas. 

  Se entiende por fórmula la secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. También es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo ("=").
  Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son : 

•   Operadores aritméticos: Se emplean para producir resultados numéricos (+, -, *, /, %, ^).
•   Operador tipo texto: Se utiliza para concatenar celdas que contengan texto (&).  
•   Operadores relacionales: Empleados para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación (<, >, =, <=, >=, <>).
•   Operadores de referencia: Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En algunos programas pueden ser: Operador de rango [se emplea para indicar un rango de celdas (":")], operador de unión [une los valores de dos o más celdas (",")].

Ejemplo de fórmula

  Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.
  Las operaciones entre paréntesis siguen una jerarquía básica: son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de operadores lógicos.
  Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen: Comparación/igualdad (=), desigualdad (<>), menor que (<), mayor que (>), menor o igual que (<=), mayor o igual que (>=).
  Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor): Aritméticos, lógicos, exponenciación (^), not, negación (-), and, multiplicación (*) y división (/), or, adición (+) y sustracción (-), concatenación de caracteres (&); cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.
  También existe una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos en un orden particular (función). Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si esta no se respeta el programa de cálculo mostrará un mensaje de error:

1.   Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se deben dejar espacios antes o después de cada paréntesis. 
2.   Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 
3.   Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". 

Ejemplo de función

REFERENCIAS

 Cuando se escribe una fórmula, cualquiera que sea, es posible evitar escribirla muchas veces por medio del punto de autorellenado, que está en la celda seleccionada abajo a la derecha. Si el usuario se ubica en la celda que contiene la fórmula, y acerca el puntero del ratón a ese punto hasta que este se transforma en una cruz finita y negra, puede apretarse el botón sin soltarse y "arrastrar" la fórmula al resto de las celdas, creando referencias relativas.

  Sin embargo, muchas veces ocurre que un valor en una celda debe afectar a varios valores que se encuentran en otro grupo de celdas. En estos casos lo que conviene es inmovilizar la celda que contiene el precio, lo que recibe el nombre de hacer una celda o referencia absoluta. Hay dos maneras de hacer esto:

•   La primera es colocar el cursor (con el ratón o las teclas de dirección) delante de la celda que se quiere inmovilizar y pulsar la tecla "F4".
•   La otra manera de hacerlo es directamente escribir el signo "$" a ambos lados del nombre de la columna a la que pertenece la celda que se pretende inmovilizar al escribir la fórmula. Del mismo modo anterior, la fórmula se podrá autollenar al resto de las celdas.

ORDEN DE LOS DATOS

  Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse el mismo (inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente sobre la base de la primera columna (columna A), utilizando los botones "A-Z" (ascendente) o "Z-A" (descendente). Si se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera (la A), hay que seleccionar todos los datos (con rótulos y todo) e ir a "Datos" y elegir la opción "Ordenar…" (o alguna equivalente) en el cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir, de una lista desplegable, por cuál rótulo de columna quiere ser la primera también, y a la derecha aparece si se quiere que el ordenamiento sea ascendente o descendente. 

HOJAS DE CÁLCULO DESTACABLES

  Existen numerosas opciones de programas de hoja de cálculo en el mercado, especialmente como parte de paquetes ofimáticos mayores. Entre las más relevantes se encuentran: 

Calc

  Se trata de la hoja de cálculo del paquete de software LibreOffice, siendo una bifurcación de OpenOffice.org Calc. Es una hoja de cálculo similar a Microsoft Excel y a Quattro Pro de Corel.
  Después de bifurcarse de Openoffice.org en 2010, este programa experimentó una masiva revisión para corregir un número grande de defectos en cálculos de fórmulas que implicaban referencias externas, y para aumentar el desempeño de cacheo de datos, especialmente cuando se referenciaban rangos de datos grandes.
  Adicionalmente, ahora Calc soporta 1 millón de filas en una hoja de cálculo con referencias de macro en cada celda.
  Por otra parte, este programa es capaz de abrir y guardar la mayoría de las hojas de cálculo en el formato de archivo de Microsoft Excel.​ También es capaz de guardar las hojas de cálculo como archivos PDF.​
  Como con toda la suite LibreOffice, Calc está disponible para una variedad de plataformas, incluyendo Linux, OS X, Microsoft Windows,​ y FreeBSD, bajo la Licencia Pública General Menor GNU. Este programa es un software libre y de código abierto.

 

Excel

  Este programa es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft para Windows, macOS, Android e iOS.
  Cuenta con cálculo, herramientas gráficas, tablas dinámicas y un lenguaje de programación macro llamado Visual Basic para aplicaciones. Ha sido una hoja de cálculo muy aplicada para estas plataformas, especialmente desde la versión 5 en 1993, y ha reemplazado a Lotus 1-2-3 como el estándar de la industria para las hojas de cálculo. Excel forma parte de la suite de software Microsoft Office. 

 Excel, como la mayoría de las hojas de cálculo, permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas, además de poder utilizar los elementos denominados funciones.

  Debido a que es parte del paquete ofimático Office de Microsoft, este programa es de software propietario y hay que pagar su licencia.

Numbers

  Se trata de una aplicación de hoja de cálculo desarrollada por Apple Inc. en conjunto con Chester James; en dirección de los programadores como parte del set de productividad iWork (que también incluye Keynote y Pages).

  Este programa es el principal competidor de Microsoft Excel. Como una demostración de introducción, se lanzó una interfaz más fácil de usar, accesible para legos y que ofrece un mejor control sobre la apariencia y la presentación de tablas de datos.

  Numbers incluye más de 250 funciones, una explicación clara de la fórmula y un sistema de ayuda incorporado.

 Además, este programa también posee un selector de plantilla optimizado, que ofrece 12 nuevas ideas y diseños para crear una hoja de cálculo, 30 en total.

  Por otra parte, también tiene convertibilidad, gracias a su capacidad de exportación de hojas de cálculo a archivos en PDF. 

  Al igual que el Excel, Numbers también es software propietario y hay que pagar por su uso.

Hoja de cálculo

  Hace tiempo, Google sacó la versión beta de Hoja de cálculo para usuarios restringidos. Se trata de un servicio vía web de hojas de cálculo, realizado en tecnología AJAX. Con ella se puede realizar la mayoría de las funciones que dejan las aplicaciones de hojas de cálculos de los programas ofimáticos, como realizar operaciones entre celdas con diferentes tipos de funciones (matemáticas, financieras, lógicas, de fechas, de búsquedas, estadísticas, con cadenas e informativas), ordenar columnas, manejar diferentes hojas dentro de cada fichero, manejar ficheros del tipo xls y csv, etc.

  Naturalmente, a ser en línea, proporciona ciertas mejoras a las hojas de cálculo como la creación de hojas de cálculo, su apertura y su modificación esté donde esté el usuario con su teléfono, tableta u ordenador; y también pueden hacer cambios varios usuarios a la vez. Incluso sin estar conectado a Internet.
  Por otra parte, todos sus cambios se van guardando automáticamente mientras el usuario escribe; incluso es posible usar el historial de revisiones para ver las versiones anteriores de una misma hoja de cálculo, ordenadas por fecha y por el autor del cambio.
 

   Además de los antes mencionados, también se pueden tener en cuenta los siguientes programas de hoja de cálculo: Gnumeric, integrado en Gnome Office, KSpread, integrado en KOffice, paquete gratuito de Linux, Lotus 1-2-3, integrado en Lotus SmartSuite, StarOffice Calc, integrado en StarOffice, PlayMaker, integrado en FreeOffice de SoftMaker, Corel Quattro Pro, integrado en WordPerfect, Excellinux, integrado en Kali Linux.

  Aguardo que la presente entrada haya sido del gusto del lector. Si es así, espero que el lector la comente y/o la comparta, por favor.